Экономика и финансы

Расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу, должны быть в первую очередь экономически обоснованными (произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода) и документально подтвержденными, т.е. оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Помимо документов, подтверждающих факт произведенных расходов, организация должна составлять и соответствующие внутренние организационно-распорядительные документы. Например:

Для представительских расходов - это приказ руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели; смета представительских расходов; отчет о представительских расходах по проведенному мероприятию и полученных результатах. Форму такого отчета организация разрабатывает самостоятельно. Если данные мероприятия проводятся довольно часто в течение одного года, целесообразно разработать положение о представительских расходах.

Для командировочных расходов – это приказ о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение, внутренний нормативный акт о более высоком размере суточных для своих работников и возможно, но не обязательно, положение о командировочных расходах.

Для документального подтверждения компенсации работникам, использующим личный транспорт, организация должна оформить с этими работниками соглашения о таких выплатах и составить приказ с зафиксированными размерами компенсационных выплат и фамилии сотрудников, имеющих право на получение этих выплат, а так же получить копию свидетельства о регистрации транспортного средства от каждого сотрудника.

Первичным документом, подтверждающим использование горюче-смазочных материалов, является путевой лист. Здесь содержится вся необходимая информация о работе автотранспорта, включая расход ГСМ.

Что касается амортизационной премии, данная информация должна содержаться в приказе об учетной политике, а также указана ставка применения для целей налогообложения по налогу на прибыль – не более 10% от суммы капитальных вложений.

Подтверждающими документами расходов на оплату услуг сотовой связи являются:

1. утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, имеющих право на использование сотовой связи;

2. договор организации с оператором связи на оказание услуг;

3. детализированные счета оператора связи.

Для принятия расходов на НИОКР необходимо собрать техническую документацию, проекты, бизнес-планы, договор с научной организацией.

Для отнесения взносов по добровольному страхованию к расходам на оплату труда необходимо указать на данное страхование в трудовом договоре. Получить у страховой организации копию лицензии на ведение соответствующего вида деятельности (пункт 16 статьи 255 НК РФ), заключить договор либо долгосрочного страхования жизни, либо медицинского страхования, либо страхования на случай смерти или утраты трудоспособности в связи с исполнением трудовых обязанностей.

Что касается расходов по гарантийному ремонту, каждая организация прописывает условия в договорах с покупателем, где указывают срок, в течение которого фирма обязана бесплатно произвести ремонт товара. Хотя, согласно п. 1 ст. 470 ГК РФ, потребитель может рассчитывать на возмещение ущерба даже и при отсутствии такого документа.

При создании резерва по сомнительным долгам обязательна инвентаризация дебиторской задолженности. Определить просроченный долг помогут договора со сроками возникновения по каждому дебитору, а так же первичные документы по отгрузке и акты сверок взаиморасчетов.

Таблица №1

Расчет суммы резерва по сомнительным долгам.

Довольно часто даже тщательно оформленные расходы вызывают споры с налоговиками. Их главный аргумент – отсутствие экономической обоснованности. А ведь есть расходы, на которые отсутствуют оправдательные документы установленного образца. Возьмем, к примеру, распространенный в наше время «входной билет». Поставщик должен заплатить крупному покупателю (чаще всего это розничная сеть магазинов определенной марки) только за то, чтобы второй согласился приобретать у него продукцию и подписал договора поставки. В течение долгого времени Минфин России отвергал экономическую обоснованность таких расходов, о чем говорил в письмах от 17.10.2006 N 03-03-02/247 и от 03.10.2006 N 03-03-04/1/677. И вот, наконец, в 2007 году в письме Минфина России от 22.05.2007 N 03-03-06/1/286 чиновники пришли к заключению, что данный расход ведет продавца к получению дохода, а покупателя обязывает за вознаграждение к выполнению конкретных действий по продвижению продукции поставщика. Высказали они и одну оговорку – принимать такие расходы при надлежащем документальном оформлении в качестве расходов на рекламу и только в пределах норматива, исчисляемого от размера выручки в соответствии с п.4 ст.264 НК РФ.

Многие организации сталкивались с вопросом обоснованности приобретения кулера и питьевой воды для своих сотрудников. Минфин России позволяет принять такие расходы к уменьшению налога на прибыль, в случае если организация имеет заключение сан.эпидем.службы о непригодности водопроводной воды (Письма Минфина России от 2 декабря 2005 г № 03 - 03 - 04/1/408, ФНС России от 10 марта 2005 г № 02 - 1-08/46). Во всех других случаях – придется отстаивать право на вычет в суде. Как правило, большинство судов поддерживают налогоплательщика. К примеру – постановление ФАС Поволжского округа от 7 февраля 2008 г. № А57 - 597/07, где отмечалось, что данные расходы направлены на обеспечение нормальных условий труда в соответствии с подпунктом 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Еще один пример споров с налоговиками – это расходы, например, на юридическую консультацию, имея собственное юридическое подразделение. Судьи ВАС РФ отметили, что налоговая инспекция не вправе оценивать расходы компании с точки зрения их рациональности, т.к. это не предусмотрено Налоговым кодексом РФ. Судебный контроль также не призван проверять экономическую целесообразность решений компании (Постановление Конституционного суда РФ от 24 февраля 2004 г. № 3 - П.) Еще один пример – постановление ФАС Поволжского округа от 26 января 2009 г. № А55 - 9610/2008. Суд отметил, что налоговое законодательство не ставит в зависимость экономическую оправданность расходов на оплату услуг от наличия в компании подразделений, выполняющих аналогичные функции.

Что же касается расходов на телефонную связь, здесь суды тоже в большинстве случаев принимают сторону налогоплательщика. Так, организация, списавшая расходы на междугородную связь в уменьшение налога на прибыль не предоставила налоговикам документов, подтверждающих экономическую целесообразность, получила требование о восстановлении налога. Однако в суде компания смогла доказать необходимость звонков для увеличения клиентской базы и привлечения новых покупателей (Постановление ФАС Московского округа от 30.03.09 № КА-А40/980-09).

Необходимо помнить, что помимо экономического обоснования расходов и наличия подтверждающих документов, нужно следить за правильным оформлением первички. Согласно письма Минфина России от 12.01.2007 N 03-03-04/1/866 не допускается оформление первичных документов в условных единицах. Однако арбитражные суды подходят к этому не так формально. Важно, по их мнению, чтобы документы имели все необходимые реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете и не имеет значения тот факт, что документ не относится к унифицированной форме.

Если у Вас возникли вопросы- оставляйте комментарии.

С. Зинкович

разрешено копирование материала при условии установки ссылки на источник: www.ladybiznes.ru